Ley de Archivos y Documentos de la Comunidad de Madrid.

Participación del Grupo de Archiveros Municipales de Madrid

Propuesta de participación

El Grupo de Archiveros Municipales de Madrid propone los siguientes cambios

1.- En el epígrafe “Problemas que se pretende solucionar” [pág. 1]

Incorporar:

. Necesaria adecuación al nuevo marco legal derivado de la entrada en vigor de las Leyes 39/2015 y 40/2015, Esquema Nacional de Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad y las normas técnicas que lo desarrollan, con una importante incidencia en la gestión de archivos y documentos.

2.- En los ejemplos de los problemas que se pretende solucionar [pág. 2]

Incorporar:

h) Una redefinición de los procesos técnicos vinculados a la gestión documental y de los conceptos de documento, expediente y archivo, adaptándolos a los roles, requisitos y funcionalidades definidos en Leyes 39/2015 y 40/2015, Esquema Nacional de Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad y las normas técnicas que lo desarrollan

3.- En la introducción [pág. 6]:

En el epígrafe “NUEVO MARCO QUE ESTABLECE LA ADMINISTRACIÓN

ELECTRÓNICA EN EL CONTEXTO DE LA GESTIÓN DE LOS DOCUMENTOS Y EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS”

Mencionar además de las Leyes 39/2015 y 40/2015, el Esquema Nacional de Seguridad, Esquema Nacional de Interoperabilidad y las normas técnicas que lo desarrollan

4.- En los objetivos [pág. 8]

En el punto 2

2º. Establecer la garantía de la custodia y disponibilidad de los documentos de titularidad pública custodiados en los archivos públicos en su condición de bienes de dominio público que son inalienables, imprescriptibles e inembargables…….

Incorporar

con especial atención a los condicionantes singulares de la gestión y custodia de los documentos electrónicos, y la necesidad de hacer cumplir la obligación de mantener archivos electrónicos únicos en formatos que permitan garantizar la autenticidad, disponibilidad, integridad y conservación de los documentos a largo plazo.

En el punto 4

4º. Transversalidad de las funciones y principios archivísticos. Los archivos públicos adquieren una dimensión transversal en el conjunto de las Administraciones Públicas, con asunción de responsabilidades claras en cuanto a su custodia y gestión, desde la generación de los documentos por las unidades administrativas hasta su posible conversión en elementos culturales para el disfrute de los ciudadanos.

Incorporar

Por todo ello se considera imprescindible que en los distintos subsistemas que conforman el Sistema de Archivos de la Comunidad de Madrid exista “personal responsable de la planificación, implantación y administración del programa de tratamiento de documentos y sus operaciones, cualificado, dedicado e instruido en gestión y conservación documental y que participará en el diseño, implementación y actualización de los sistemas de gestión y conservación documental” tal como establece el reparto de roles y responsabilidades de la Norma Técnica de Interoperabilidad de Política de Gestión de documentos electrónicos (BOE nº 178, de 26 de julio de 2012).

Incorporar un nuevo punto

13. Una nueva formulación de las competencias de los archivos municipales. El cap. V de la vigente Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental define las funciones de los archivos municipales desde un enfoque tradicional, muy alejado de la realidad y necesidades actuales de las ayuntamientos de la Comunidad de Madrid, y muy restrictivo en cuanto a las competencias sobre fondos documentales vinculados a personas relacionadas con el municipio. Por otra parte, no aborda tampoco la grave problemática derivada de los documentos generados por organismos autónomos y de empresas públicas vinculadas con las administraciones locales.

Por todo ello, se hace necesario una nueva formulación de las funciones de los archivos municipales:

Los archivos municipales

1. Los archivos municipales definen, implantan y mantienen el sistema de gestión de la documentación administrativa desde su origen y la gestionan y conservan en sus fases intermedia e histórica.

2. Los archivos municipales pueden acoger, si el ayuntamiento lo acuerda con el titular respectivo, documentación de interés histórico o cultural de otras personas físicas o jurídicas relacionadas con el municipio.

Acuerdo de GAMM en la sesión plenaria del 13/09/2017

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